Спецификация — это рабочий, черновой список товаров.

Вы можете добавлять в неё позиции и удалять их, изменять количество, сохранять комментарии.

Спецификация нужна в процессе работы с проектом, сметой, клиентом. На стадии, когда список товаров прорабатывается, но еще не утвержден окончательно.

Когда он утвержден, спецификация оформляется как заказ, и начинается этап оплаты/поставки.